丟開報告展現成果
丟開報告展現成果
王友倫
小君
ZEEV
10分29秒
簡化繁雜,提高效率
● 定期清理雜物
● 不用事事請示
● 成功就是漂亮的報告

 

 


每天都有交不完的報告,開不完的會,信箱裡還有回不完的email,不禁讓員工質疑:放著很多該做的事不做,每天只是開會、交報告,難道這樣客戶就會自動上門,公司的績效就會出來嗎?

的確,隨著企業規模不斷地成長,組織和流程也變得越來越複雜,這些龐雜的流程中,潛藏著很多重複、彌補、錯誤,與不必要的浪費,對公司來說,是很嚴重的資源流失,也使得顧客感到挫折,員工也士氣低落。我們應該請教所有的公司的執行長一個嚴肅的問題:「你到底是要同仁交報告,還是交成果呢?」,想要提升競爭力,就應當簡化組織與作業流程,建立交出成果的文化。

沒有人會搬石頭砸自己的腳,公司的主管當然也不是故意要讓作業流程變得很複雜,可是公司裡為什麼總是會有那麼多無聊的,又沒有效率的事呢?組織結構、公司管理流程的方式、產品組合的不斷增加,以及企業主管的做事方式,都是導致事情愈來愈複雜的原因。以產品或服務的複雜度為例,公司為了要在市場上競爭,常常會因應環境的變化增加新產品、新服務,或新的規格變化,但卻很少把已經過時的,或不好的產品或服務拿掉,正因為這些產品或服務都沒有「落日條款」,所以公司的產品就愈來愈複雜。

很多公司都強調要為顧客量身訂做產品或服務,而過度應用這個原則的結果,就讓複雜成為一個無法控制的怪獸。美國的赫曼米勒傢俱公司就是一個例子,它有個很著名的椅子,叫做Aeron,強調人體工學,可以讓顧客自由選擇一些項目,打造適合自己的椅子,有一次,產品經理仔細檢視一下,竟然發現這款椅子有一億四千萬個組合選項,這對於供應鍊來說,是個很大的負擔,也增加了很多成本。經過進一步分析,他發現只有四千種選項曾經被顧客選過,而只有幾百種項目是比較常被訂購的。經過調整了以後,公司終於找出既能夠降低成本,又能夠符合顧客需求的作法。

公司必須定期把組織裡的一些雜物清理掉,包含有形和無形的雜物。在有形雜物方面,每個員工可能都會有一些堆積很久的雜物,或根本用不上的檔案,各部門也都堆積有不再使用的設備、物料、材料等;在無形方面,公司裡經常有一些過時的規定、流程,以及一些不再有意義的步驟或決策,成為拖慢速度的包袱。美國奇異公司的前執行長傑克˙威爾許就曾經說:「奇異公司是個老舊的大房子,閣樓上堆著很多雜物,必須定期清掉。」所以主管應該主動丟棄這些雜物、包袱,讓公司更成功。舉例來說,當公司要求業務部門增加拜訪顧客的時間20%的時候,業務部門就應該重新思考,什麼事情應該停止做,什麼事情應該簡化,以及如何提高和後勤團隊的合作。