如何應付演講的問答部分
如何應付演講的問答部分
王友倫
小君
ZEEV
10分48秒
巧妙化解棘手的問題
1.說明遊戲規則
2.保持彈性
3.設定提問範圍
4.選擇性回答
5.掌握時間
6.再次強調重點
7.不超越範圍
8.不使用輕蔑語氣
9.不陷入假設性細節
10.制止滔滔不絕的提問者

 

 


不論是演講、進行簡報,或是主持會議,往往會面對一些不容易回答的棘手問題,我們應該如何處理這些提問,讓會議順利進行呢?首先,說明你將在何時以及如何接受提問,我們可以在演講或提案開始時,就向與會者說明遊戲規則,包括我們希望與會者在演講中隨時提問,還是留到演講後再保留一段時間讓大家提問、提問的人是否要使用麥克風發言,還是用提問單發問等。一般而言,統一在問答時間提問比較好控制時間,因為隨時提問可能會打斷演講的進行,而聽眾也比較不敢提問。但是如果對整個會議有良好的時間控制能力,也不妨可以請聽眾隨時發問,這樣可以增加演講時的互動性。

其次,不要事先明訂問答時間的長度或提問的數目,說出明確的數字會減少彈性,例如,如果我們表明將開放30分鐘的問答時間,結果只有1個人提問,就會顯得演講不夠成功,沒有激起與會者討論的興趣。比較理想的作法是,告訴聽眾我們會保留時間接受提問,然後根據實際的狀況,由自己來掌控時間,如果沒有太多人提問,就可以直接進入演講的結尾部分。

第3,設定提問範圍,事先告訴聽眾,希望他們的提問在哪一個範圍內,如果超出了主題,可以私下或用另外的時間來處理。我們可以跟提問者說,他問的問題涉及了商業機密,或是涉及司法訴訟的程序,所以不方便回答,這個技巧也可以用在避免聽眾問到不專精的領域。

第4,不需要回答每一個問題,如果覺得問題不恰當或是與大多數的與會者無關時,我們可以選擇不回答。不回答的方式包括改變問題、挑戰問題,或者保留問題。例如我們可以說:「如果把這個問題改為另一個議題,那麼這個討論可能對大家更有幫助。」或者「這個問題牽涉到的範圍比較廣,我們把它保留到下一次的會議,再來討論這個議題。」

第5,不要讓少數的人霸佔所有的時間,我們應該確保每位與會者都有發言的機會,不要讓幾個聽眾的問題占掉所有的時間,或者形成其他與會者不敢發言的情況。我們可以運用技巧避免這種狀況,例如,「對不起,可否請你先保留你的下一個問題,讓我們先聽一下其他人有什麼問題,演講會後我還會留在現場,歡迎你來繼續討論。