電子郵件是一個非常方便的工具，也可以算是一項偉大的發明，但就是因為它太方便了，使得很多人忽視如何好好使用它，例如在使用上公私不分，或是內容荒誕離譜，充斥著火星文，不僅讓人看了啼笑皆非，一頭霧水，也往往失禮得罪人，甚至洩漏了商業機密。其實，撰寫電子郵件，特別是商務電子郵件，還是有一些規範要遵循的。

1. 標題：標題或主旨要吸引人注意，最好能夠點出重要的內容。難怪我的信常常被當成垃圾郵件，下次一定要記得寫標題，而且不要再寫什麼「Hi」、「好久不見」…

2. 開頭：開頭的部分會讓對方決定是否繼續往下讀，如果和對方不熟，可以先表明身份，並從感謝的語氣開始。過去我常常直接就講內容，連對方的稱呼也沒有，給別人沒頭沒尾的感覺，以後我會注意「起承轉合」。

3. 換行：一行的文字不宜太長，一個段落大約3∼4行，段落與段落之間保持空一行的距離。小君：文字的設定也不要太小，否則密密麻麻一大團，看起來真的很吃力。

4. 引用：如果對方的前一封信有詢問的事情，不妨引用對方的文字，讓他感覺到你的關心M，但也不要引用過多，造成信件太長；如果無法立即回覆，可以告訴對方回信的期限，讓對方知道你收到他的信，並且會處理。

5. 簽名：可以運用電子簽名，在可能的範圍內提供完整的聯絡資訊，讓對方容易找到你。電子簽名是許多email軟體的功能，可以多加利用，省時省力，又可以兼顧企業的服務品質與個人公關。內容可以包括自己的電話、傳真、地址、網站、部落格等資訊。

6. 結尾：在信的結尾，可以用新聞標題的方式，以一行字說明你的近況，讓對方瞭解你的個人動態。可以推薦一本好書或一個有意義的活動，增加雙方的互動。

7. 長度：現代人大多很忙碌，太長的電子信件使人厭煩，所以電子郵件的內容要儘量簡潔有力，清楚表達。若是有參考的網頁資料，可以附上網址，供對方參考，不要全部放在email裡面。