讓開會更有效率
讓開會更有效率
王友倫
小君
ZEEV
14分40秒
把握議事的每一分鐘
1.正確的開會觀念
2.開會注意事項
3.表達的技巧
4.提升開會效率的5個方法

 

 


很多公司開會都沒有效率,所謂「會而不議,議而不決,決而不行。」,更糟糕的是,這些會還一開好幾個小時,枯燥又冗長,平白佔據了許多上班時間。開會原本是要解決問題,但無效的會議往往製造出更多的問題,大部分的會議都很沈悶,員工都昏昏欲睡,既聽不進資訊,也給不出意見,最後做出沒有結論的結論,導致以後需要開更多的會來補救,如此,一再地惡性循環。

要開好一個會議,首先,是要建立正確的開會觀念:
1. 開會也是工作:要讓所有的與會者瞭解,開會也是工作的一部份,而不是一個沒有意義的儀式,創造好的會議有如創造好產品,必須投入心血並好好計畫,不要讓員工覺得只是等著去浪費一段時間,然後再回去工作。

2. 不同的會議有不同的目的:有些會議的目的是尋找各種不同的可能性,與會者必須腦力激盪,多多發揮創意,提出各種想法;有些會議是在落實可行性,必須從既有的方案中,找出切合實際的作法;而有些會議則是為了採取行動,重點在任務分派、整合與協調,會議的召集人必須讓所有的與會者瞭解會議的目的,如果大家對開會的目的沒有共識,在尋找各種不同的可能性的會議上,可能有人才剛提出新點子,就遭到別人的否決;而在採取行動的會議上,也可能有人回頭討論方案的可行性,打亂會議的進度。

3. 開會也可以很輕鬆:所有的人都進了會議室,不代表大家的心都在開會,主席可以給予與會者5∼10分鐘的互動時間,讓大家寒暄、認識,進行暖場活動,我們可以事先設計一些小活動,並將這個輕鬆時間列在議程裡面,這樣不致讓人覺得會議失去控制,而且可以營造良好的開會氣氛。

4. 下次可以更好:在每次開會結束前5分鐘,主席不妨詢問大家對這次會議的看法,有什麼地方可以做得更好?,可以記錄與會者的建議,並列入追蹤,看每一次的開會是否有些改進。